Algemene voorwaarden

Inschrijving, deelnamevoorwaarden en invoeren van transacties
Nieuwe deelnemers kunnen zich heel eenvoudig registreren via de webapplicatie. Zij ontvangen vervolgens een login. Vanaf dat moment kunnen zijn de transactielijst raadplegen en hun eigen transacties invoeren. Ook dit gebeurt rechtstreeks via de webapplicatie. Een teler of een afnemer voert zijn transactie(s) in de web applicatie in en ze komt onmiddellijk in de lijst van Belgische transacties. Het is van belang dat dit gebeurt direct na het afsluiten van de transactie. Op die manier is ze ook onmiddellijk zichtbaar voor de andere deelnemers. Telers of afnemers die niet deelnemen hebben geen toegang tot de transactielijst. Deelnemers worden geacht al hun transacties in te brengen.

Vertrouwelijkheid van de gegevens
Verkoopsinformatie en zeker financiële informatie gooit een bedrijf liever niet te grabbel. Het PCA verzorgt het secretariaat van het systeem voor de Vlaamse deelnemers. Het PCA verbindt zich tot een strikt vertrouwelijke behandeling van uw gegevens. Bij PCA hebben 3 personen toegang tot de ingebrachte data van de Vlaamse deelnemers: Marc Goeminne, Pascal Dupont en Annie Van Der heyden. Deze personen hebben een vertrouwelijkheidverklaring getekend die hen wettelijk bindt. Andere PCA-medewerkers hebben geen toegang tot de vertrouwelijke gegevens. Het gaat over de naam en contactgegevens van de deelnemers en de controle informatie van de transacties zelf. Deze informatie wordt aan geen enkele derde doorgegeven, ook niet binnen de eigen organisatie of tussen PCA en FIWAP, of de andere partners (Boerenbond, ABS en Belgapom) in het project. Er is enkel een automatische uitwisseling tussen PCA en FIWAP van de gegevens die op de transactielijst zelf komen. Op die manier zien de deelnemers alle ingebrachte Belgische transacties op de lijst. De deelnemers kunnen zelf ten alle tijd hun eigen data in de applicatie bekijken.

Controlemechanismen
De juistheid van de informatie op de lijst is cruciaal voor de geloofwaardigheid van het systeem. Hiertoe zijn efficiënte en goedkope controlesystemen uitgewerkt. Een eenvoudige controle is via een SMS naar de koper of verkoper. Wanneer de deelnemer zijn transactiegegevens invoert wordt ook het GSM nummer van de tegenpartij in de databank ingevoerd. Van zodra de transactie ingeladen is, stuurt POMMAK een SMS naar dit GSM nummer met de ingebrachte transactiegegevens. De tegenpartij kan dan per kerende SMS bevestigen óf een eventuele fout in de transactie aangeven. Voor telers die niet wensen dat hun afnemer op de hoogte is van hun deelname is een eenvoudig alternatief het inladen in POMMAK van de koopbevestiging. Als ze ook dit tweede systeem niet wensen, of er is geen koopbevestiging, dan gebeurt de controle op basis van een telefonisch contact, met later bevestiging door middel van de factuur. Elke deelnemer - teler bepaalt volledig vrij en per transactie, voor welk controlesysteem hij kiest. Voor afnemers die transacties melden gebeurt de basiscontrole via het systeem met SMS (bevestiging door de verkoper).

Deelname is gratis. 
Een voorwaarde is wel dat de deelnemers al hun transacties inbrengen die ze nog afsluiten tussen het moment dat ze zich inschrijven als deelnemer en het einde van het lopende seizoen. Daarom wordt bij de inschrijving aan telers gevraagd om op te geven hoeveel aardappelen ze nog vrij beschikbaar hebben.
Transacties moeten direct na de verkoop ingebracht worden in het systeem.